Zero Based Budgetting. Wat is het en waar is het goed voor.
Zero Based Budgetting (ZBB). Misschien heb je er wel eens van gehoord, maar wat is het eigenlijk en wat is er zo anders aan? Budgetting blijft in deze periode van het jaar een thema waar veel bedrijven volop mee bezig zijn. In ons vorige artikel gingen we in op wat de toegevoegde waarde van Budgetting überhaupt is en dit keer kijken we specifiek naar een 'nieuwe' aanpak die de laatste tijd veel aandacht krijgt.
Zero Based Budgetting is een andere manier van budgetteren. Waar bij de traditionele aanpak de budgetten vaak een afgeleide van het voorgaande jaar zijn, kijkt men bij Zero Based Budgetting naar elk jaar op zichzelf. Het bepalen van het budget is dan afhankelijk van wat er op dit moment nodig is om de strategische doelen te behalen, zonder historische gegevens mee te nemen. In de jaren ’70 zag deze methode voor het eerst het licht, maar tegenwoordig lijkt het weer in opmars te zijn. Vooral de LEAN-gerelateerde manier van denken (het minimaliseren van ‘verspillingen’), spreekt veel organisaties aan.
Los van een basis aan kosten die iedere afdeling heeft zal voor alle aanvullende uitgaven een goede onderbouwing moeten komen. De kern is dat bij ZBB alle middelen worden ingezet op het bereiken van de strategische doelstellingen. Hier wordt alles aan gerelateerd. De focus ligt op hoe investeringen bijdragen aan groei. Resources worden gealloceerd op basis van noodzaak en potentie in plaats van historie.
De verschillen van Zero Based Budgetting
Er kunnen een aantal verschillen worden onderscheiden tussen de traditionele manier van budgetting en ZBB:
Een andere mindset. Waar bij de traditionele manier van budgetting wordt gekeken naar het minimaliseren van bestaande uitgaven, bekijkt ZBB het juist andersom. Er wordt gekeken naar waar op dit moment de Return-On-Investment zo hoog mogelijk is.
Een andere aanpak. De traditionele aanpak gaat uit van het budget van vorig jaar. Bij ZBB is het uitgangspunt dat iedere gebudgetteerde uitgave zijn waarde moet bewijzen.
Een volledige analyse. Bij de traditionele manier van budgetting wordt er voornamelijk gekeken naar nieuwe uitgaven. Bij ZBB worden alle uitgaven onder de loep genomen (ook alle oude en terugkerende kosten). ZBB gaat in veel meer detail in op de verschillende kosten drivers van de organisatie dan traditionele budgets.
De voor- en nadelen van ZBB
Zoals geen enkele alternatieve methode alleen maar voordelen heeft, is dat bij ZBB net zomin. Wel geeft deze aanpak veelbelovende voordelen: zo worden budgetten toegekend op basis van wat er nu nodig is in plaats van historische gegevens. Daarnaast worden managers aangespoord om bewust en efficiënt om te gaan met resources door verspillingen te minimaliseren. Het is bij uitstek geschikt om een organisatie echt kostenbewust te maken.
Daarnaast zijn de nadelen echter niet zomaar weg te wuiven. Zo is het moeilijk om bepaalde geëlimineerde kosten weg te houden. Deze kosten zijn namelijk ooit, om welke reden dan ook, in het leven geroepen. Ook kan monitoring veel tijd en energie in beslag nemen.
Daarnaast vinden sommige managers het moeilijk om uit te leggen waarom zij het komende jaar bepaalde budgetten echt nodig hebben. Met als gevolg dat de managers die minder goed zijn in het presenteren van de verwachtingen en van zichzelf niet de budgetten krijgen waar ze misschien wel recht op hebben. Door te kijken naar welke resultaten ze hebben geboekt in de voorgaande jaren, hebben deze managers juist een heel waardevol referentiekader.
Is ZBB geschikt voor jouw organisatie?
Afhankelijk van de sector waar jouw organisatie zich in bevindt, kan Zero Based Budgetting een uitkomst zijn. Echter, hier zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden. Het implementeren van een volledig nieuwe manier van budgetting vereist medewerking van alle betrokkenen. Niet alleen dat, maar het moet voor iedereen duidelijk zijn wat dit inhoudt en wat er van iedereen verwacht wordt. Dit kan een tijdrovende klus zijn en hier moeten wellicht ook specialisten voor in de arm worden genomen. Daarnaast kan het van invloed zijn op de bedrijfscultuur en kan het problematisch zijn wanneer niet alle budgetten vanuit de eigen organisatie komen. Denk aan het verkrijgen van subsidies of gelden van derden. Wanneer deze verstrekkers wel op de traditionele manier te werk gaan, hoe is dat dan te verenigen met de ZBB-methode?
Zoals bij elke nieuwe methode zijn er de nodige bedenkingen en elk van deze overwegingen zijn van belang om de afweging te maken of ZBB geschikt is binnen jouw organisatie. Wil je eens meer weten over dit onderwerp of zoek je een sterke Financiële persoonlijkheid dan staat Sterling|Bright voor je klaar. Met onze kennis en expertise kunnen we advies geven over de ontwikkelingen binnen finance en koppelen we je graag met de meest geschikte financiële professionals. Neem eens vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
